Schlagwort: Risikohandbuch

Handbücher & Richtlinien

von Marianne Diem, Dezember 2016

Handbücher_Richtlinien

Wie könnte ein Risikohandbuch aussehen? Was ist ein Organisationshandbuch? Und welche sonstigen Handbücher und Richtlinien muss oder sollte ein Energieunternehmen vorweisen können?

Handbücher, Richtlinien, Notfallpläne, Satzungen, Stellenbeschreibungen, Arbeitsanweisungen … Gesetzliche Anforderungen und interne Notwendigkeiten lassen interne Regelwerke schnell anwachsen.

 

Das KontraG fordert ein Risikohandbuch und einen Risikokatalog. Das BSI wünscht sich eine Leitlinie IT-Sicherheit, IT-Sicherheitskonzepte, Benutzerrichtlinien und vieles mehr. Zur Beherrschung finanzieller Risiken benötigt man Limitregelungen, Kreditrisikovorgaben, Kompetenzrahmen für Mitarbeiter, Unterschriftsordnungen. Revisionssicherheit erfordert die Dokumentation der Organisation und der Abläufe im Unternehmen.

 

Die im Folgenden aufgeführten Dokumente stellen eine exemplarische Auswahl orientiert an der energiewirtschaftlichen Praxis dar. Größere Unternehmen verfügen über mehr interne Vorgaben und Regelwerke als kleinere. In jedem Fall empfehlen wir die Verwaltung der Inhalte in einem Unternehmenswiki. Dies ermöglicht auch die Verwaltung von Zugriffs- und Leserechten und die Kommunikation von Änderungen an den entsprechenden Empfängerkreis.

 

Unternehmensstrategie

Die meisten Unternehmen haben eine dokumentierte Unternehmensstrategie, die mit derzeit aktuellen Planzahlen, Marketingstrategien, Beschaffungsstrategien usw. und möglicherweise mit Businesscases zur Geschäftserweiterung untersetzt ist. Solche Dokumente sind teilweise auch für die Kommunikation mit Eigentümern und Aufsichtsrat erforderlich:

unternehmensstrategie

Ein Muster für die Gliederung und möglichen Inhalte einer Beschaffungsstrategie finden Sie hier: Muster Gliederung Beschaffungsstrategie.

Risikohandbuch

Zur Erstellung eines Risikohandbuchs verpflichtet das KonTraG. Dabei dient im Allgemeinen das Risikohandbuch als eine Art „Verfassung“ der Risikoüberwachung und beschränkt sich auf grundsätzliche Aussagen zu Verantwortung, Risikotragfähigkeit und Risikoneigung, wesentlichen Risiken und grundsätzlichen Aussagen zur Steuerung.

 

Details zum Umgang mit einzelnen Risiken sowie Limitregelungen, Notfallpläne, Dokumentationen von Bewertungsmethoden und deren Parameter usw. werden typischerweise in Anlagen des Risikohandbuchs oder separate Handbücher ausgelagert:

risikohandbuch

Ein Beispiel für Gliederung und mögliche Inhalte eines Risikohandbuchs finden Sie hier: Muster Gliederung Risikohandbuch.

Organisationshandbuch

Im Organisationshandbuch werden die Organisationsstruktur des Unternehmens und standardisierte Prozesse beschrieben. Hierzu gehören die Aufbau- und Ablauforganisation,  Aufgaben- und Kompetenzzuweisung und Verantwortlichkeiten.

 

Den Hauptanteil solcher Handbücher bilden im Allgemeinen in Form von Flussdiagrammen visualisierte Prozesse und Arbeitsabläufe. Durch die Dokumentation und Kommunikation von Sollprozessen und Verantwortlichkeiten wird eine auch arbeitsrechtlich relevante Verbindlichkeit geschaffen.
organisationshandbuch

Organisation der Dokumente

Nicht jede Vorgabe gilt für jeden. Für Betroffene müssen die für sie relevanten Vorgaben jedoch verfügbar sein und sie müssen gegebenenfalls über neue Inhalte informiert werden. Umgekehrt spiegeln interne Regelungen oft internes Knowhow wieder oder sind aus anderen Gründen grundsätzlich vertraulich. Vor diesem Hintergrund muss andererseits der Zugang zu vielen Informationen auf einen begrenzten Adressatenkreis beschränkt werden.

 

Es gilt immer die jeweils aktuelle Version jeder Vorgabe. Für die Aufklärung vergangener Vorgänge und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen müssen jedoch alte Versionen vorgehalten werden. Weiterhin muss oftmals die Freigabe von Änderungen dokumentiert werden.

 

Einzelregelungen stehen in vielfältigem Bezug zueinander. Prozesse haben Vorgänger und Nachfolger, dabei anzuwendende Kalkulationsmethoden und IT-Systeme und liefern möglicherweise Bausteine für andere Prozesse. Für die Einsatzoptimierung eines Kraftwerks beispielsweise gibt es möglicherweise

  • einen dokumentierten täglichen Arbeitsablauf zur Ermittlung der optimalen Fahrweise des Kraftwerks
  • eine Dokumentation des dabei verwendeten Berechnungsalgorithmus und der zugehörigen Parameter
  • eine Dokumentation der Systemimplementation und der zugehörigen Datenflüsse
  • Limits und Vorgaben für die Aktionen des zuständigen Portfoliomanagers am Markt

Es fördert somit die Lesbarkeit und den Überblick, wenn die Dokumente miteinander verlinkt sind. Dies spricht für eine HTML-Darstellung interner Regelwerke. Die Darstellung in Unternehmens-Wikis ermöglicht dabei:

  • automatisierte Versionsführung
  • Log von Änderungen
  • Zuordnung und Verwaltung von detaillierten Nutzerrechten (wer kann welche Dokumente lesen, bearbeiten)
  • Unterstützung der Kommunikation von Änderungen an den relevanten Adressatenkreis
  • Suchfunktionen und interne Verlinkung

Sie benötigen Unterstützung bei der Erstellung von Regelwerken und Handbüchern und den damit verbundenen Prozessen? Kontaktieren Sie uns!